📚 Documentation École Gustave
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Comment utiliser cette documentation
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Guides étape par étape
Chaque action est détaillée avec des étapes numérotées et des conseils.
Alertes & conseils
Les encadrés jaunes signalent les points d'attention importants.
Accès rapide : Depuis n'importe quel portail, cliquez sur l'icône 📖 (livre) dans la barre du haut pour revenir ici directement.
🏢 Portail Logistique
Guide complet pour gérer les produits, le stock, les inventaires, les commandes et le budget formation.
Gérer les produits
Les produits sont au cœur du portail. Vous pouvez importer automatiquement depuis Rexel ou créer manuellement chaque article du catalogue.
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Rechercher un produit existant
Avant de créer, vérifiez qu'il n'existe pas déjà
- Cliquez sur Produits dans le menu à gauche
- Utilisez la barre de recherche : par nom, SKU ou code-barres
- Affinez avec les filtres : catégorie, fabricant, campus
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Créer un nouveau produit
Import automatique Rexel ou saisie manuelle
- Bouton + Nouveau produit en haut à droite
- Tapez le nom dans le champ Rexel → sélectionnez : nom, image, fabricant se remplissent automatiquement
- Si absent de Rexel, remplissez les champs manuellement
- Renseignez le stock minimum et le prix d'achat
- Cliquez Enregistrer
💡 Le SKU est généré automatiquement — inutile de le saisir.
3
Modifier un produit
- Cliquez sur le nom du produit ou l'icône ✏️
- Modifiez les champs → Enregistrer les modifications
⚠️ Rôle
manager ou supérieur requis pour modifier.4
Imprimer une étiquette
Code-barres EAN-13 ou QR code
- Ouvrez la fiche produit → cliquez Étiquette 🏷️
- Choisissez le format puis imprimez (Ctrl+P)
⚠️ Attention : La suppression d'un produit est irréversible. Vérifiez qu'aucun mouvement de stock actif n'y est associé.
Gérer le stock
Suivez en temps réel la quantité disponible de chaque produit, par emplacement et par campus.
Entrée
Réception de marchandise. Augmente la quantité.
Sortie
Utilisation ou prêt. Diminue la quantité.
Transfert
Déplacer d'un emplacement à un autre.
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Enregistrer une entrée de stock
Vous avez reçu de la marchandise
- Ouvrez la fiche produit → bouton vert 📥 Entrée
- Saisissez la quantité reçue, le campus et l'emplacement
- Ajoutez une note si besoin (ex: BL n°1234) → Valider
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Enregistrer une sortie de stock
Du matériel part en utilisation
- Fiche produit → bouton rouge 📤 Sortie
- Saisissez la quantité et la raison → Valider
⚠️ Impossible de sortir plus que le stock disponible.
3
Consulter l'historique des mouvements
- Fiche produit → section Historique : date, type, quantité, utilisateur, emplacement
- Filtrez par date ou type de mouvement
Stock minimum : En dessous du seuil défini, une alerte apparaît sur le tableau de bord dans la tuile Stock faible.
Réaliser un inventaire physique
L'inventaire se fait par session liée à un campus et un moment précis. À la validation, le stock est mis à jour automatiquement.
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Créer une session d'inventaire
- Menu Inventaire → + Nouvelle session
- Choisissez le type : Fin de bootcamp / Annuel / Trimestriel
- Sélectionnez le campus et l'emplacement → Créer
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Saisir les quantités comptées
Comptez le matériel et saisissez dans l'app
- Chaque produit affiche son stock théorique — saisissez ce que vous avez réellement compté
- Vous pouvez aussi scanner les codes-barres avec votre téléphone
💡 Si un produit est introuvable, saisissez 0. Ne laissez pas de champ vide.
3
Valider la session
⚠️ Action irréversible
- Vérifiez toutes les saisies → Valider la session
- Un récapitulatif des ajustements s'affiche → Confirmez
- Le stock est mis à jour instantanément sur tous les produits
4
Exporter les résultats
CSV ou Airtable — après validation uniquement
- Sur la session validée → Exporter CSV ou Exporter vers Airtable
- En cas d'erreur Airtable : vérifiez la config dans Administration → Airtable
Commandes & Demandes de prix (RFQ)
Deux outils pour les achats : le bon de commande (prix connu, achat décidé) et la demande de prix / RFQ (devis demandé au fournisseur avant achat).
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Créer un bon de commande
- Menu Commandes → + Nouvelle commande
- Sélectionnez les produits, quantités et distributeur
- Liez à une promotion et une phase (Bootcamp ou Alternance)
- Mettez à jour le statut au fil de l'avancement : En attente → En cours → Reçue
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Créer une demande de prix (RFQ)
- Menu Demandes de prix → + Nouvelle demande
- Après réponse du fournisseur : renseignez le prix → Convertir en commande
💡 Convertir évite de ressaisir les informations une seconde fois.
Promotions & Budget formation
Une promotion = un groupe d'apprenants (ex: E64 — Électrotechnique Paris). Chaque commande y est liée pour suivre les dépenses par groupe.
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Créer une promotion
- Menu Formation → Promotions → + Nouvelle promotion
- Renseignez le code (ex: E64), le label, le campus, le métier
- Dates Bootcamp (intensif) et Alternance (entreprise)
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Suivre le budget
- Menu Formation → Budget Promotions
- Dépenses séparées Bootcamp / Alternance, graphique par campus et métier
- Export CSV disponible pour le service financier
🛡️ Admin Formation
Gérez les promotions, les apprenants, le planning de formation, les présences et les entreprises partenaires.
Tableau de bord
La page d'accueil affiche un résumé global : nombre de promotions actives, apprenants, sessions du jour et taux de présence global.
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Lire le tableau de bord
- Les 4 indicateurs en haut : promotions actives, apprenants, sessions du jour, taux de présence
- La liste des sessions du jour avec leur statut (planifiée, en cours, terminée)
- Cliquez sur une session pour accéder directement à la saisie des présences
Gérer les promotions
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Créer une promotion
- Menu Promotions → + Nouvelle promotion
- Renseignez le nom, le métier, le campus, les dates de début et fin
- Enregistrez — la promotion apparaît dans la liste
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Ajouter des apprenants à une promotion
- Ouvrez la fiche de la promotion → section Apprenants
- Cliquez + Ajouter un apprenant → sélectionnez ou créez le profil
- Renseignez l'entreprise d'alternance si applicable
3
Archiver une promotion terminée
- Fiche promotion → bouton Archiver
- La promotion n'apparaît plus dans les listes actives mais les données sont conservées
Gérer le planning de formation
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Créer une session de formation
- Menu Planning → cliquez sur un créneau dans le calendrier ou + Nouvelle session
- Renseignez : promotion, formateur, matière, date, heure de début et fin, salle
- Enregistrez — la session apparaît dans le planning
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Modifier ou supprimer une session
- Cliquez sur la session dans le calendrier → Modifier ou Supprimer
- La suppression est définitive — les présences liées sont perdues
Saisir les présences
La saisie des présences se fait par session. Chaque apprenant est marqué Présent, Absent ou Retard.
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Accéder à la feuille de présences
- Menu Sessions du jour → cliquez sur la session concernée
- Ou depuis Planning → cliquez sur la session → Saisir présences
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Remplir la feuille
- La liste des apprenants de la promotion s'affiche
- Pour chaque apprenant : cliquez sur Présent / Absent / Retard
- Ajoutez un commentaire si nécessaire (ex: justificatif reçu)
- Cliquez Enregistrer — les présences sont sauvegardées
💡 Vous pouvez revenir modifier les présences d'une session passée à tout moment.
Gérer les entreprises partenaires
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Ajouter une entreprise
- Menu Entreprises → + Nouvelle entreprise
- Renseignez le nom, le SIRET, l'adresse, le contact tuteur
- Associez les alternants de cette entreprise depuis leur profil
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Inviter un tuteur entreprise
- Fiche entreprise → Inviter un accès entreprise
- Saisissez l'email du tuteur → un lien d'invitation lui est envoyé
- Le tuteur accède ensuite à /entreprise pour suivre ses alternants
🏫 Portail Formateur
Consultez votre planning, saisissez les présences de vos sessions et suivez vos groupes d'apprenants.
Consulter son planning
En tant que formateur, vous voyez uniquement les sessions qui vous sont assignées. Le planning est mis à jour par l'administrateur.
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Voir les sessions à venir
- Menu Planning → vue semaine ou mois
- Chaque session affiche : promotion, matière, salle, horaire
- Les sessions du jour sont mises en avant sur le Tableau de bord
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Accéder aux détails d'une session
- Cliquez sur une session → détails complets : liste des apprenants, matière, salle
- Bouton Saisir présences pour ouvrir la feuille d'émargement
Saisir les présences de sa session
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Ouvrir la feuille d'émargement
- Depuis le Tableau de bord → cliquez sur la session du jour
- Ou Planning → session → Saisir présences
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Marquer les présences
- Cliquez sur Présent / Absent / Retard pour chaque apprenant
- Ajoutez un commentaire si besoin
- Cliquez Enregistrer
💡 Vous pouvez corriger les présences d'une session passée en la rouvrant depuis le planning.
Consulter ses apprenants
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Voir la liste de ses apprenants
- Menu Apprenants → liste filtrée sur vos promotions
- Cliquez sur un apprenant pour voir son profil, son taux de présence et ses absences
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Suivre le taux de présence
- Fiche apprenant → onglet Présences : historique complet session par session
- Le taux global est calculé automatiquement
📖 Portail Pédagogique
Créez des cours, concevez des QCM live et animez les sessions de formation de vos apprenants.
Rôles pédagogiques
Concepteur
Crée et édite les cours, QCM et base de connaissances.
Formateur
Lance les QCM Live, anime les cours, consulte les résultats.
Apprenant
Accède aux cours publiés, passe les QCM, rejoint les sessions.
Responsable
Gère les rôles pédagogiques, consulte les statistiques.
Note : Les rôles pédagogiques sont indépendants des rôles ERP. Gérés dans l'onglet Utilisateurs du portail.
Créer un cours
L'éditeur de cours est un éditeur de blocs (style Notion) : ajoutez et réorganisez des blocs de contenu librement.
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Créer le cours
- Menu Cours → Nouveau cours
- Renseignez le titre, la description, la promotion, la matière et le niveau
- Cliquez Créer pour accéder à l'éditeur
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Ajouter des blocs de contenu
- Cliquez + Ajouter un bloc pour insérer du contenu
- Types disponibles : Texte, Titre, Liste, Code, Image, Vidéo, Alerte, Séparateur
- Glissez-déposez les blocs pour réorganiser
- Mode Présentation disponible pour visualiser en diaporama
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Publier le cours
- Changez le statut de Brouillon à Publié
- Le cours devient visible aux apprenants de la promotion associée
Créer et lancer un QCM
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Créer le QCM
- Menu QCM → Nouveau QCM
- Choisissez le mode : Live (animé par formateur) ou Auto-évaluation (à son propre rythme)
- Ajoutez des questions : choix unique, choix multiple, vrai/faux
- Définissez un timer par question
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Lancer une session Live
Mode Kahoot — PIN à 6 caractères
- Cliquez Lancer Live → un PIN à 6 caractères est généré
- Partagez ce PIN aux apprenants (ils rejoignent depuis /pedagogique → "Rejoindre avec un PIN")
- Démarrez → les questions s'affichent avec timer sur tous les écrans
- Un classement en temps réel s'affiche entre chaque question
💡 En mode Auto-évaluation, l'apprenant passe le QCM seul, sans formateur présent.
Base de connaissances
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Créer un article
- Menu Base de connaissances → Nouvel article
- Rédigez le contenu avec l'éditeur de blocs
- Assignez une catégorie pour faciliter la navigation
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Consulter et rechercher
- La recherche plein texte permet de retrouver rapidement n'importe quel article
- Les apprenants ont accès en lecture seule
🎓 Espace Apprenant
Consultez votre planning, suivez vos présences, accédez aux informations de votre promotion et gérez votre profil.
Mon planning
La page Planning affiche vos séances de formation de la semaine en cours avec tous les détails utiles.
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Consulter la semaine en cours
- L'onglet Planning s'affiche par défaut à la connexion
- Chaque session affiche : matière, formateur, horaire, salle
- Les sessions du jour sont mises en évidence
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Naviguer dans le temps
- Utilisez les flèches ◀ ▶ pour passer à la semaine précédente ou suivante
- Cliquez Aujourd'hui pour revenir à la semaine actuelle
Mes présences
L'onglet Présences affiche votre historique d'assiduité session par session, avec votre taux global calculé automatiquement.
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Consulter son historique
- Onglet Présences → liste de toutes vos sessions passées
- Statut pour chaque session : ✅ Présent, ❌ Absent, ⏰ Retard
- Votre taux de présence global est affiché en haut de page
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Comprendre une absence marquée
- Si une absence vous semble erronée, contactez directement votre formateur ou l'administration
- Vous ne pouvez pas modifier vous-même vos présences
Ma promotion
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Voir les informations de sa promotion
- Onglet Ma promo → nom de la promotion, campus, métier, dates bootcamp et alternance
- Liste des autres apprenants du groupe
- Coordonnées de votre formateur référent
Mon profil
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Consulter et modifier ses informations
- Onglet Profil → nom, email, téléphone, campus, entreprise d'alternance
- Modifiez votre mot de passe en cliquant sur le champ dédié
- Cliquez Enregistrer pour valider les modifications
⚠️ Certaines informations (campus, promotion, entreprise) ne peuvent être modifiées que par l'administration.
🏭 Espace Entreprise
Suivez l'assiduité de vos alternants, consultez leurs présences et accédez aux informations de votre entreprise.
Mes alternants
La page d'accueil liste tous les alternants rattachés à votre entreprise. Cliquez sur un alternant pour voir son détail.
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Consulter la liste des alternants
- Onglet Alternants → liste avec nom, promotion, campus et taux de présence
- Cliquez sur un alternant pour accéder à sa fiche complète
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Voir le détail d'un alternant
- Fiche alternant : informations personnelles, promotion, planning et historique des présences
- Chaque absence est listée avec la date et la session concernée
Assiduité
L'onglet Assiduité donne une vue globale du taux de présence de vos alternants sur une période donnée.
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Lire le tableau d'assiduité
- Onglet Assiduité → tableau avec un alternant par ligne
- Colonnes : nombre de sessions, présences, absences, retards, taux global
- Les taux en dessous de 80% sont mis en évidence en rouge
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Filtrer par période
- Utilisez le sélecteur de dates en haut pour filtrer sur une période précise
- Utile pour les bilans mensuels ou trimestriels
Mon entreprise
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Consulter les informations de l'entreprise
- Onglet Mon entreprise → raison sociale, adresse, SIRET, contact formation
- Ces informations sont renseignées par l'administration — contactez-la pour toute modification
Contact formation : En cas de question sur le suivi d'un alternant, utilisez les coordonnées du contact formation affiché sur cette page.
🔑 Rôles & droits d'accès
Chaque utilisateur dispose d'un rôle qui détermine les actions autorisées dans l'application.
Rôles ERP / Logistique
Super Admin
superadmin
Administrateur
admin
Directeur campus
campus_director
Resp. Logistique
logistics_manager
Resp. campus
manager
Formateur
teacher
Magasinier
warehouse
Entreprise / Tuteur
company
Étudiant
student
Lecteur
viewer
Isolation campus : Chaque utilisateur ne voit que les données de son campus. L'admin et le superadmin accèdent à tous les campus.
Rôles Formation (Admin CFA / Formateur)
Administrateur
admin
Formateur
teacher
Rôles Pédagogiques
Concepteur
concepteur
Formateur
teacher
Apprenant
student
Responsable péda.
responsable
Matrice d'accès par portail
Vue synthétique des portails accessibles selon chaque rôle.
| Rôle | ERP | Admin CFA | Formateur | Pédago. | Apprenant | Entreprise | Inviter |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Superadmin | ✅ Complet | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ Tous |
| Administrateur | ✅ Complet | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ Sauf superadmin |
| Directeur campus | ✅ Son campus | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ Sauf admin+ |
| Resp. Logistique | ✅ Complet | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Responsable campus | 👁️ Lecture | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ Rôles limités |
| Formateur | 👁️ Lecture | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Magasinier | ✅ Stock | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Entreprise/Tuteur | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Étudiant | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Lecteur | 👁️ Lecture | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Campus : Tous les rôles hors superadmin/admin sont restreints à leur campus. Le directeur de campus et le manager ne peuvent inviter que des utilisateurs de leur propre campus.
❓ Questions fréquentes
Les réponses aux problèmes les plus courants sur tous les portails.
Connexion & Accès
Vérifiez votre dossier Spam / Courriers indésirables. Si absent, contactez votre administrateur pour qu'il renvoie l'invitation.
Il n'y a pas de bouton "Mot de passe oublié". Contactez votre administrateur — il vous enverra un nouveau lien d'invitation valable 48h.
Votre compte n'est pas encore rattaché à ce campus. Contactez votre administrateur en précisant le nom exact du campus.
Cliquez sur votre avatar en haut à droite. Votre rôle est affiché sous votre nom. Consultez la section Rôles & accès pour comprendre vos droits.
Portail Logistique
Le scan nécessite (1) une connexion HTTPS — vérifiez que l'URL commence par https://, (2) accepter l'accès à la caméra. Si Chrome bloque, essayez Safari (iPhone) ou Firefox (Android).
Non, la validation est irréversible. Créez des mouvements de stock manuels (entrée/sortie) pour corriger les quantités et informez votre administrateur.
L'export n'est disponible qu'après validation de la session. Si la session est validée et le bouton reste grisé : la configuration Airtable n'est pas renseignée (Administration → Airtable).
Déconnectez-vous et reconnectez-vous. Si le problème persiste, signalez-le immédiatement à votre administrateur.
Portails Formation (Admin / Formateur / Apprenant)
Vous ne pouvez pas modifier vos propres présences. Contactez votre formateur ou l'administration pour faire la correction.
Vérifiez que votre profil est bien rattaché à la bonne promotion. Contactez l'administration si le rattachement est incorrect.
Le PIN est valable uniquement pendant la session active. Si la session est terminée ou pas encore lancée, le PIN est refusé. Relancez une nouvelle session Live depuis le portail Pédagogique.
Essayez : (1) F5 / Rafraîchir, (2) Ctrl+Shift+R (vider le cache), (3) autre navigateur. Si le problème persiste, signalez-le à votre administrateur avec l'heure approximative et une capture d'écran.
📅 Changelog
Historique des versions et nouveautés de la plateforme École Gustave.
Historique des versions
v2.3
v2.3Version actuelleAvril 2026
- ✅ Portail Pédagogique : éditeur de cours Notion-like, QCM Live, auto-évaluation, base de connaissances
- ✅ Hub unifié : grille 2 colonnes, 8 portails affichés
- ✅ Auth unifiée JWT — une seule connexion pour tous les portails
- ✅ Page Emplacements : refonte mobile en cards compactes
- ✅ Notifications : centre de notifications avec cloche dans la topbar
- ✅ Permissions granulaires : user_permissions, teams, user_teams
v2.1
v2.1Avril 2026
- ✅ Portail Documentation indépendant (/docs)
- ✅ Hub unifié avec portails ERP, Formateur, Apprenant, Entreprise
- ✅ Boutons style pill (border-radius: 999px) sur toute l'app
- ✅ Logo automatique Clearbit sur fabricants et distributeurs
- ✅ Isolation multi-campus renforcée sur les inventaires
v2.0
v2.0Mars 2026
- ✅ Interface responsive (téléphone et tablette)
- ✅ Saisie inventaire directement dans les cartes
- ✅ Statuts en français (En cours, Terminé, Validé…)
- ✅ Export CSV et Airtable des inventaires validés
- ✅ Tableau Budget Promotions avec graphiques
v1.5
v1.5Février 2026
- ✅ Bons de commande liés aux promotions
- ✅ Demandes de devis (RFQ) avec workflow complet
- ✅ Contrats fournisseurs et alertes d'expiration
- ✅ Import automatique des produits depuis Rexel
- ✅ Scan code-barres par caméra
v1.0
v1.0Janvier 2026
- ✅ Lancement de la plateforme
- ✅ Gestion produits, stock, catégories
- ✅ Sessions d'inventaire physique
- ✅ Authentification et gestion des rôles
- ✅ Multi-campus — déploiement Cloudflare Pages